Das jährliche Datenschutz-Audit: Sicher mit dem DatenschutzFalken

Datenschutz-Audit

Regelmäßige Datenschutz-Audits dienen der Sicherheit im Unternehmen. Einmal im Jahr wird die Kontrolle durch den externen Datenschutzbeauftragten durchgeführt. Dabei stellt Dipl.-Ing. Karen Falkenberg als DatenschutzFalke die Umsetzung der ausgearbeiteten Maßnahmen auf den Prüfstand.

Häufig resultieren daraus Erkenntnisse zum Optimierungspotential, so dass Ihr Unternehmen einen weiteren Mehrwert aus den jährlich stattfindenden Audits ziehen kann. Der abschließende Prüfungsbericht fasst die aktuelle Lage zusammen und zeigt die nächsten Handlungsfelder auf. Diese Lücken in der Sicherheit gilt es kurzfristig zu schließen, um Datenpannen oder Bußgelder zu vermeiden.

Audit mit Mehrwert: Themenschwerpunkt

Für jedes Audit wird mit Ihrem Unternehmen ein Schwerpunktthema vereinbart. Der Fokus ist dabei auf bestimmte Datenflüsse oder Prozesse gerichtet, z. B. könnte ein Thema der Umgang mit Mitarbeiterdaten sein. Daraus abgeleitet werden die Fragestellungen während des Audits genauer betrachtet.

• Haben die Mitarbeitenden alle Datenschutzerklärungen unterschrieben?
• Wie geht die Lohnbuchhaltung mit den Daten um?
• Werden die physischen Daten in verschlossenen Schränken aufbewahrt?
• Sind die digitalen Daten sicher und verschlüsselt abgespeichert?
• Stimmen alle Zugriffsberechtigungen?  

Gelebter Datenschutz im Unternehmen

Die Datenschutz-Grundverordnung gibt den rechtlichen Rahmen vor. Ob Datenschutz im Alltag funktioniert, entscheidet sich aber dort, wo Menschen mit Daten arbeiten: bei Mitarbeitenden, die E-Mails versenden, Kundendaten bearbeiten, Unterlagen ablegen oder neue digitale Tools nutzen.

Wenn Mitarbeitende wissen, worauf sie achten müssen, erkennen sie Risiken früher und können angemessen handeln. Dazu gehört zum Beispiel, Empfängeradressen sorgfältig zu prüfen, Zugänge nicht weiterzugeben, vertrauliche Unterlagen geschützt abzulegen und ungewöhnliche Situationen nicht einfach zu übergehen.

So schützen Mitarbeitende die Daten von Kundinnen, Kunden, Beschäftigten und anderen Betroffenen. Gleichzeitig helfen sie dabei, Schäden für das Unternehmen zu vermeiden, etwa durch Fehlversendungen, unberechtigte Zugriffe oder den Verlust vertraulicher Informationen.

Die DSGVO ist dabei nicht nur ein Regelwerk im Hintergrund. Sie wird dann wirksam, wenn Datenschutz im Arbeitsalltag verstanden, mitgedacht und praktisch umgesetzt wird.

Reviews – Teilschritte auf dem Weg zum Datenschutzaudit

Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass Datenschutz nicht nur einmal im Jahr beim Audit auf den Tisch kommt. In festgelegten Abständen schauen wir gemeinsam darauf, was sich in Ihrem Unternehmen verändert hat und welche Maßnahmen daraus folgen.

Wir besprechen neue Projekte, Veränderungen in Prozessen und eingesetzten Tools. Den bestehenden Handlungsleitfaden prüfen wir auf Aktualität, ergänzen offene Punkte und halten fest, was als Nächstes umgesetzt werden soll. Auch Fragen aus dem Arbeitsalltag finden hier ihren Platz.

Für jede vereinbarte Maßnahme wird klar, wer die Umsetzung verantwortet und bis wann der nächste Schritt erfolgen soll. So behalten Sie den Überblick, Prioritäten bleiben sichtbar und notwendige Anpassungen werden nicht unnötig aufgeschoben.

Die Reviews schaffen einen verlässlichen Rahmen zwischen den jährlichen Datenschutzaudits. Sie helfen dabei, Veränderungen frühzeitig aufzugreifen und die Datenschutzorganisation Schritt für Schritt weiterzuentwickeln.